為進一步提高工作效率，提高信息化工作水平，促進檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設，總公司擬于今年10月份引進數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)。
近日，總公司組織考察小組到濟南進行檔案管理系統(tǒng)搭建工作的考察，標志著總公司數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)建設項目正式啟動。下一步軟件供應商將開展需求調(diào)研、系統(tǒng)開發(fā)和部署及系統(tǒng)使用培訓等工作，預計項目在明年3月份完成系統(tǒng)建設。
隨著社會信息技術的迅猛發(fā)展，檔案信息化的浪潮給各行各業(yè)都帶來了巨大的影響，傳統(tǒng)的檔案實體管理開始發(fā)生改變，檔案信息化建設不僅僅是“升特”的需要，也是新時代檔案管理追求的目標。隨著OA辦公系統(tǒng)的應用推進，總公司的檔案信息管理系統(tǒng)建設也迫在眉睫。為做好軟件產(chǎn)品選型工作，總公司組織了考察小組對德州市檔案數(shù)字化管理先進單位進行了考察，并赴濟南檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相關公司實地考察，詳細了解檔案管理數(shù)字化建設的優(yōu)越性和必要性。在此基礎上，總公司申請確定了電子檔案信息管理系統(tǒng)建設項目。
數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)集五個便利于一體：一是為檔案調(diào)閱提供了便利。計算機查閱克服了紙質(zhì)檔案調(diào)閱的繁瑣程序，操作更加方便簡潔；二是為檔案檢索提供了便利。在全國各地，只要有網(wǎng)絡的地方，都可以按工程編號、歸檔號、類型等多種方式快速檢索查詢，能夠?qū)崿F(xiàn)有網(wǎng)即查、隨時可查的效果，打破了時間和空間的局限；三是為檔案分組管理提供了便利。通過管理員的權限設置，保證各類檔案在合理權限內(nèi)不同程度的公開；四是為檔案安全管理提供了便利。數(shù)字化處理后，能避免紙質(zhì)檔案的破損和丟失；五是為資源節(jié)約提供了便利。電子檔案的維護成本遠遠低于紙質(zhì)檔案，總公司還計劃將OA系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，進一步增強檔案處理能力。
總公司適時啟動數(shù)字化電子檔案管理系統(tǒng)建設項目，對推動檔案管理走向更加完善的軌道將起到積極的促進作用，也為總公司的“升特”之路提供了有力支持。